私の考える 秘書の基本姿勢です。
日頃から意識して気を付けていることをいくつかご紹介します。
皆さんは どのような事を気を付けていらっしゃいますか？
迅速な対応: 呼ばれたらすぐに返事をし、できるだけ速やかに上司への対応することを心がけています。常に準備ができている姿勢を示し、信頼関係の構築に繋げられるようにしています。
相手が気持ちのよい態度: 常に礼儀正しく、敬意を持って接することを心がけています。
これには言葉遣いや態度だけでなく、身だしなみや時間管理にも気を付けています。
先を見越した行動: 上司が何を必要としているかを予測し、先回りして準備を行います。
例えば、明日10時から〇〇に関する打合せが予定されている場合、〇〇の担当者であるＡ課長が状況報告を求められる可能性を考えます。そして、事前にＡ課長に連絡し、その可能性をお伝えしておきます。
当日、Ａ課長が呼ばれた際には、既に準備が整っているため、スムーズに報告が行えます。このようにして業務が円滑に進む様子を見ると、自分が少しでも役立つことができたと感じ、大変充実感を得られます。こうした積み重ねが、信頼関係の構築にもつながっていくと信じています。
機密保持能力: 上司の業務や上司のご家族といったプライベートに関する情報を取り扱うため、機密保持は非常に重要です。口外しないことはもちろん、情報の取り扱いには細心の注意を払っています。
柔軟性と対応力: 日常業務では、急な予定変更や予期しないトラブルに直面することがよくあります。そんな時に大事なのが、冷静に対応して、最適な解決策を見つける柔軟性です。実際、予定通りに物事が進むことは少なく、変更や調整は日常茶飯事です。私は慌てやすい性格ですが、そういう場面でも落ち着いて対処できるよう、日々努力しています。冷静に対応することで、仕事がスムーズに進み、周囲の方々への負担も減らすことができます。
こうした経験を積み重ねることで、どんな状況でも前向きに対応できる力が少しずつ身についてきました。今後も、さらに柔軟に対応できるよう頑張りたいと思っています。
正確さと確認作業の重要性: 秘書の仕事をする上で、スケジュール管理は基本中の基本です。
スケジュールは、小さなミスでも大きな問題につながることがあります。だからこそ、ミスを防ぐために、確認作業をしっかり行う事が欠かせません。例えば、スケジュールを再確認したり、見落としを防ぐことができます。
正確な作業と確認の積み重ねが、信頼につながり、より良い仕事につながると感じています。
コミュニケーション能力: 上司や他のスタッフとの円滑なコミュニケーションが、本当に大切だと日々感じています。報連相（報告・連絡・相談）を積極的に行う事により、秘書業務の効率を高められると思っています。
